En tiempos de pandemia podría pensarse que el trabajo se relaja; nada más lejano de la realidad. Una serie de obligaciones y tareas de tipo laboral, escolar y personal enmarcan el día a día. Sé que muchas personas se podrían identificar con este comentario, pues en diversas pláticas y conversaciones en redes sociales he visto que la opinión generalizada es que el trabajo ha aumentado.
Resulta que 24 horas no son suficientes para atender todos los pendientes, por lo que hay que mejorar nuestras habilidades para organizar cada día. Una herramienta que puede ser utilizada para analizar y decidir cómo distribuir nuestro tiempo es legado de Dwight Eisenhower, famoso militar y presidente de los Estados Unidos, quien desde su posición de mando en la Segunda Guerra Mundial definió un estilo muy particular para establecer prioridades y tomar decisiones. El general de cinco estrellas definió un interesante método para tratar de ser mas productivos en la gestión de recursos a través de la "Matriz de Eisenhower". Sus ideas se plasmaron en una caja que contiene cuatro cuadrantes que nos permiten distribuir las tareas de forma simple: urgente e importante (actividades que debes hacer de inmediato), importante pero no urgente (puedes postergar la tarea), urgente pero no importante (tratar de delegar a alguien más), ni urgente ni importante (se pueden eliminar).
El militar pensaba que se debe dedicar atención y tiempo a las tareas y compromisos tomando en cuenta dos factores: importancia y urgencia; ya que si sólo nos enfocamos en asuntos urgentes dejamos de lado la planeación estratégica y nos centramos en reaccionar a lo que pasa a nuestro alrededor. Posteriormente, Stephen Covey utilizó esta matriz en su libro "Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva", lo cual amplió la difusión y el uso de esta herramienta.
La cuestión realmente reside en cómo decidir qué es importante y qué es urgente. Si tomamos como base el logro de objetivos ya sea del día o de la semana, las tareas importantes serán las que nos ayuden a conseguir el logro de esos objetivos. Por otro lado, es común que lo urgente es lo que gana, esos pequeños o grandes fuegos que nos llevan a dejar todo para correr a apagarlos. Requieren atención inmediata y nos hacen distraernos de lo que sí es importante. Es probable que las personas que no logran alcanzar un nivel adecuado de productividad pasan su día atendiendo este tipo de asuntos y no queda tiempo para atender lo importante, pues además esto requiere planeación, organización y supervisión.
Se ha reconocido ampliamente la utilidad de la matriz, y tal es así que, en 2013, la empresa Appfluence sacó al mercado la aplicación Priority Matrix, por medio de la cual Eisenhower sigue diciéndonos cómo ser más productivos y tomar mejores decisiones. Esta aplicación ha logrado mucho éxito y está disponible en Google Play con excelentes comentarios de personas que ya la integraron a su vida diaria. Es así como Eisenhower nos recuerda como ser más productivos y no dejarse llevar por todos los detalles urgentes que aparecen durante el día.
