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Los cambios organizacionales surgen por varias razones: la organización existente ya no es la apropiada para la situación actual; el crecimiento de la empresa (o la contracción) requieren que se haga un cambio; la empresa se fusionó con otra u otras y es necesario eficientar la organización; la empresa se vendió.
Cuando se ve venir un cambio en la organización, quienes laboran en ella en los niveles directivos y de supervisión quieren saber tres cosas: ¿Qué significa para mi este cambio?, ¿Por qué esta sucediendo el cambio? y ¿Cómo será la empresa una vez que el cambio haya concluido?
La pandemia ocasionó muchos cambios en la forma de trabajar y al analizar dichos cambios, muchas empresas consideran revisar la estructura de esta para adaptarse a la nueva situación. El personal de las empresas se abre para aceptar, hacerlo suyo y realizar el cambio cuando su mentalidad da un giro a la reacción inicial de duda o rechazo y, en lugar de "este cambio será muy difícil, costoso y absurdo", actúan pensando "este cambio puede ser hecho, puede ser muy benéfico y funcionará con normalidad".
Vivimos en un mundo de cambios totalmente diferente al mundo de hace tres o cuatro décadas. Los grandes cambios suceden momento a momento -económicos, ambientales, sociológicos, políticos y organizacionales-. Con esto, necesitamos modificar nuestro pensamiento para sentirnos más confortables y abiertos para cambiar, necesitamos desarrollar nuestra capacidad de cambio, nuestra adaptabilidad.
Hay enfoques muy directos para que quienes dirigen las empresas apoyen a su personal para que den el cambio de mentalidad hacia la nueva estructura mencionado anteriormente, resultando en una masa crítica de empleados que entenderán, aceptarán y adoptarán el cambio razonablemente rápido:
Hay que asegurar que el personal entiende las razones que motivaron el cambio. Los empleados quieren información fundamental acerca del cambio. A menudo las empresas comunican el cambio de una manera superficial y eso no le da al personal lo que este quiere, por el contrario, aumenta su sentimiento de riesgo. Ayuda más crear y comunicar un resumen simple de lo significa el cambio, comunicando qué es, por qué esta pasando y las mejores condiciones que sucederán una vez implementado el cambio.
Es muy importante que el resumen sea realístico -revelando el tiempo y el esfuerzo que el cambio requerirá-, ello permitirá a los empleados de que forma se les apoyará (con información, capacitación, etc.) para poder realizar el cambio. la empresa debe estar preparada para contestar todas las preguntas que surjan.
Aclarar y reforzar las prioridades.
Aclarando a los empleados que es lo que no cambiará, así como que es lo que si cambiará puede ser muy tranquilizador. Con mucha frecuencia, aun cambios muy grandes no tienen impacto en las prioridades de los empleados. Por ejemplo, si se está reorganizando a la fuerza de ventas, confirmando que los roles y responsabilidades de los gerentes permanecerán prácticamente iguales, el personal se enfocará en lo que se necesita cambiar, en lugar de preocuparse por cosas que finalmente permanecerán casi iguales. En lugar de decir a los empleados alguna versión como "No se preocupe, no todo va a cambiar", se les debe de decir con claridad las prioridades de los cambios.
Que los empleados sientan que tienen el control. Especialmente en cambios organizacionales a gran escala, los empleados se pueden sentir a merced de fuerzas sobre las que ellos no tienen control. Dando a los empleados suficientes posibles decisiones durante el cambio, se puede reducir su miedo e inconformidad y aumentar sus posibilidades de comprometerse y apoyar el cambio.
Apoyar a los empleados. Finalmente, pero no menos importante, el personal necesita soporte durante la implementación del cambio, sobre todo en aquello que les afecte directamente. A menudo, los lideres no tratan de saber como se siente el personal acerca del cambio o simplemente ignoran esto asumiendo que tarde o temprano se acostumbrarán. Conviene recordar que, como líder, al comunicarle al personal algún cambio, se debe tomar en cuenta lo que sucede en el Arco del Cambio. Este arco recomienda aclarar como afectará el cambio, por qué y como será una vez concluido.
Se debe considerar que los empleados, durante algún período de tiempo estarán preocupados, titubeantes y sin hacer preguntas sobre como los impactará el cambio y se entristecerán o se sentirán ansiosos. Analice sus preocupaciones y vea la forma de darles respuesta. En lugar de etiquetar a los empleados como "resistentes" al cambio, reconozca que ellos necesitan entender el proceso de cambio, asimilarlo y prepararse para el mismo.
Como líder, si usted puede entender que el miedo y el titubeo iniciales son normales, en lugar de pensar que el personal se resiste o es negativo, usted será más capaz de lograr que el personal entienda y acepte el cambio.
Fuente de referencia: Harvard Business Review. How to make the change les painful. Abril, 2022.
