El objetivo de una “outsourcing” legal es encargarse profesionalmente de las actividades y obligaciones que conlleva el tener empleados y responsabilizarse por las mismas. Y ¿cuáles son algunas de esas actividades y responsabilidades?
-Apertura de un registro patronal, para lo cual hacemos el trámite correspondiente ante el IMSS, y que conlleva ser visitados por dicho Instituto para avalar la procedencia y materialidad de la empresa que solicita el trámite.
-Posteriormente, deberemos operar el IDSE (portal en línea del IMSS “IMSS desde su empresa”) y dominar el sistema “SUA” (Sistema Único de Autodeterminación), el cual deberá estar alimentado diariamente, con cada movimiento afiliatorio que se dé en nuestra empresa. Así mismo, dicho sistema nos servirá para el cálculo de cuotas obrero patronales mes a mes, y de la declaración anual de la prima de riesgo.
-Debemos estar al pendiente de reconocer aniversarios y variables, para efectos de un correcto cálculo de las cuotas obrero patronales.
-Así mismo, deberemos acudir a la Secretaría de Finanzas para obtener nuestro registro estatal y estar en posibilidad de realizar mes a mes la declaración del ISN. El cálculo deberá ser realizado cuidadosamente para aplicar el % del impuesto a los conceptos que efectivamente corresponda.
-Se deberá determinar una estructura salarial adecuada, aunado a establecer las funciones, responsabilidades y horarios del personal, y plasmar esto en una descripción de puestos.
-Diseñar, hacer, firmar y dar seguimiento de los contratos individuales de trabajo, en sus diferentes modalidades.
-Los documentos del personal deberán ser cuidadosamente almacenados y custodiados como información sensible con su respectivo aviso de privacidad, y tener esta información siempre a la mano del personal responsable.
-Cuando el personal ha ingresado, comienza a generar historial en varios sentidos y, uno de los procesos más importantes y rutinarios es el pago de la nómina. Para esto deberemos tener un sistema de nómina con interface a nuestro sistema de contabilidad que permita hacer el cálculo correcto de las diferentes percepciones, deducciones y las exenciones. Cuidar la exactitud de los cálculos y emitir recibos de nóminas timbrados. Igualmente, tener muy especial cuidado con las retenciones que debe enterarse posteriormente al INFONAVIT o cualquier otro instituto o entidad.
-A la par, tener un portal bancario funcional para dispersar nóminas y controlar la entrega, activación y seguimiento de tarjetas bancarias de nómina.
-Mes a mes y año con año, deberemos realizar el cálculo de los diferentes impuestos y contribuciones, así como sus respectivas declaraciones y efectuar su pago.
-Deberemos producir información a la alta gerencia sobre las incidencias y costos totales; no solamente lo que se pagó a los empleados, sino los costos inherentes del personal para que la empresa sepa con exactitud sus finanzas y sepa si está ganando o perdiendo, y así sentar las bases de la emisión de estados financieros y la elaboración de los presupuestos, que es como una empresa competente se maneja.
-Cuando termina la relación laboral, dicha terminación debe ser llevada con el respeto y seriedad. Y más aún, si dicha terminación se vuelve una demanda laboral.
Esto, entre otras actividades y responsabilidades, implica administrar personal. Como podemos ver, las actividades que describimos son meramente administrativas, no organizacionales ni estratégicas.
Es muy común ver en las empresas detalles en estas actividades, ocasionando importantes desfalcos. Hay gente invirtiendo gran parte de la semana solamente en procesar nóminas, cuando ese personal podría estar realizando actividades de mucho mayor valor para la empresa y que poco a poco la vuelvan más competente.
De la experiencia me atrevo a decir que, en una empresa de 400 - 500 empleados se van, al menos $500, 000 pesos anuales, en “simples descuidos”, tales como no retener correctamente el INFONAVIT o cualquier otra retención, abusos de confianza, cálculo y pago incorrecto de contribuciones, multas, requerimientos, mal manejo de portales bancarios, dar de baja a destiempo a un trabajador, errores en pago de nóminas, falta de parametrización en los sistemas de nóminas, falta de aprovechamiento de conceptos de nóminas, mal seguimiento en juicios laborales, entre otras muchas situaciones. Además, tiene un costo DIRECTO por la gente que realiza y se involucra en estos procesos, de más de $50, 000 pesos mensuales, entre las personas de nómina, auxiliares, RRHH, jefe, contabilidad, administración, tesorería, asesor laboral externo, asesor fiscal externo, ingeniero de sistemas, etc.
Las empresas deben adoptar medidas adecuadas para hacer frente a estas actividades y responsabilidades, y así tornarse en entidades más competentes; lo cual tendrá como consecuencia natural que nuestro país se vuelva más competente. Una empresa de outsourcing legal puede ser un valioso aliado para lograr esto, e incluso dar la oportunidad a la gente dentro de la empresa de desarrollar actividades y habilidades que les sumarán más y mejor en su desarrollo profesional.
C.P. y M.I. LUIS A. ARRATIA DÍAZ [email protected]
