El control de gastos en una empresa debe ser una de las actividades más importantes para el financiero que esté a cargo de tal responsabilidad, y por ello el Instituto Mexicano de Ejecutivos de Finanzas (IMEF), interesado en que los directivos financieros optimicen sus funciones mediante la innovación y el desarrollo tecnológico, se pregunta ¿qué pasa cuando este control aún no ha sido automatizado?, ¿cuándo aún todas las solicitudes de anticipos para viáticos o compras internas, control presupuestal o comprobaciones de gastos se realizan de manera manual o en hojas de cálculo?
Algunas empresas han invertido en adquirir algún módulo o desarrollado algún sistema para tener semi-automatizado dicho proceso, pero lo cierto es que éste se tiene fragmentado, razón por la cual, la experiencia del usuario puede llegar a ser complicada o frustrante.
Con seguridad, esto último resulta familiar para la mayoría de las empresas mexicanas, y por ello sería interesante ver qué sucede en los países de primer mundo.
De acuerdo con Paystream, una encuesta realizada el año pasado en EU reveló que el costo promedio por procesar un solo comprobante de gastos, si se cuenta con un proceso manual, puede ir desde 26.63 dólares, frente a 4.85 dólares si se tiene un proceso automatizado.
Business Travel News, fuente de información que sirve al mercado de viajes de negocios y reuniones, publicó que una empresa de tecnología hizo una encuesta a mil 216 viajeros de negocios en Europa y Estados Unidos en marzo de 2017.
La encuesta mostró que sólo 45% de los viajeros utilizaba una herramienta de gestión de gastos; sin embargo, 41% aún procesaba sus gastos capturando de manera manual en hojas de cálculo, debido a la falta de uso de la tecnología.
Al sumar las horas-hombre que esto implicaba para directivos o ejecutivos bien remunerados, se contabilizó un alto costo, al que se le sumaba aparte la distracción del directivo, situación que de manera integral, se convierte en materia de análisis e interés del IMEF.
De los viajeros que aún utilizaban el proceso manual, 47% manifestó destinar un promedio de 30 a 60 minutos para la realización de cada informe de gastos, mientras que 18% invierte hasta 120 minutos.
Esto significa que las corporaciones pagan a sus empleados el equivalente a una jornada de trabajo por un promedio de tres viajes al mes, lo cual es el verdadero gasto que hace una empresa al no invertir en tecnología, sin considerar las horas-hombre del resto de los empleados involucrados en el proceso de reembolso, análisis y aprobación de gastos.
De dicha encuesta, 75% guardaba sus recibos para comprobar gastos, mientras que sólo 11% contaba con una tecnología de automatización que permitiera escanear imágenes y adjuntarlos a su reporte.
Business Travel News estimó en 2017 que 14% de los viajeros pierden los recibos y no pueden reclamar los gastos. Además, 24% "infla" las cifras por falta de controles, convirtiéndose así en los verdaderos gastos que enfrenta un corporativo que no invierte en tecnología.
¿Por dónde iniciar una evaluación para hacer más eficiente el proceso actual de comprobación de gastos? Primero, se deberá tomar en cuenta el costo actual (en tiempo y dinero) que implica procesar una sola comprobación de gastos y así tener un parámetro para calcular el retorno de inversión.
Antes de decidir la adquisición de una nueva herramienta tecnológica, se sugiere realizar una reunión, invitando a todas las áreas involucradas en el proceso y solicitar una presentación "en vivo" del sistema; así la empresa se asegurará de que todas las fases del proceso de control y comprobaciones de gastos son consideradas, y con ello podrá evaluar si dicho sistema puede ser adquirido.
Es importante realizar un comparativo de evaluación de procesos de las organizaciones reconocidas con las mejores prácticas. Nos encontramos en un mundo enormemente competitivo en donde las empresas han de compararse con lo mejor del mercado, al apoyar con tecnología a su gente para incrementar logros por un buen uso de su propio tiempo. De ahí el interés del IMEF en las aplicaciones de la tecnología en los negocios.
Integrante del Comité Técnico Nacional de Competitividad del IMEF.
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