MEXICO, D.F., (UNIVERSAL).- Utilice el correo electrónico sólo cuando sea el canal más eficiente para sus necesidades. El e-mail es muy apropiado para mensajes cortos o informales que necesitan ser redactados y leídos con rapidez, por lo que debería limitarse a peticiones, preguntas y respuestas concretas respecto a los detalles diarios del trabajo y solicitud de reuniones.
Los mensajes que no están dentro de esa categoría o que son más amplios, se deben manejar por escrito.
Los servicios de mensajería instantánea -tipo ICQ o MS Messenger-, los canales de chat, e incluso los textos cortos enviados mediante teléfonos y radiolocalizadores son más rápidos e inmediatos que el correo electrónico. Pero por su naturaleza altamente efímera, son más aptos para la charla cotidiana y mensajes dentro de la oficina. Incluso para esos propósitos se puede utilizar el teléfono, o aun una reunión frente a frente.
Para enviar mensajes con una mayor sensación de permanencia, considere escribir una carta verdadera, a la antigua. Se sorprenderá del impacto personal que un documento tradicional puede tener en esta era de brevedad digital.
Nunca imprima sus mensajes.
Coadyuvará a fomentar una oficina sin papel, que no participa en la tala innecesaria de bosques y selvas. En todo caso, si considera que la importancia lo amerita, guarde una copia de sus correos importantes en su propio archivo personal.
No haga envíos sin revisarlos previamente. Un mensaje dice mucho de su emisor, sobre todo si el texto lleva errores ortográficos. Como es muy difícil corregir un texto en la pantalla de la computadora al tiempo de escribirlo, lo mejor es que cuando termine de teclear, revise línea por línea y palabra por palabra. Recuerde también que los correctores ortográficos no son infalibles.
Nunca reenvíe cadenas de correo electrónico. Es una práctica denigrada universalmente, pero todos conocemos a gente nefasta que reenvía todo tipo de mensajes inútiles. Casos como el de la junta de firmas para evitar la guerra en Irak, apoyar a las mujeres en Afganistán o detener la inminente destrucción del Amazonas son algunos de los ejemplos de esta peste. Tales mensajes no sirven de nada, pero consumen tiempo y recursos valiosos de los usuarios.
Evite enviar mensajes cuando esté furioso o agotado.
Legalmente, el correo electrónico de los empleados pertenece a la compañía para la cual laboran. Su privacidad como individuo no cuenta mucho en este caso, así que no envíe rumores, chismes o insultos por correo electrónico, pues incluso sus mensajes eliminados pueden ser recuperados y empleados contra usted.
El correo electrónico es una forma extremadamente eficiente de comunicación, tenga cuidado al usarlo.
No reemplace una reunión cara a cara por un correo electrónico.
Nunca reprima, recompense, o despida a algún empleado a su cargo mediante correo electrónico. Estas obligaciones deben realizarse en persona. Recuerde que cuando usted está intentando persuadir o disuadir a alguien de hacer algo, no hay sustituto para una reunión cara a cara.
Por último, recuerde esta jerarquía: primero la reunión personal, luego la llamada telefónica, en tercer lugar el correo de voz, en seguida el correo electrónico y, por último, los sistemas de mensajes instantáneos. Para un impacto mayor, realice una reunión, usted obtiene más frente a frente y en persona.
La llamada telefónica elimina la corporalidad, pero mantiene el tono y el intercambio. El correo de voz consigue mantener el tono, pero sin intercambio en vivo. Por su parte, un correo electrónico, así como otros sistemas de mensajes instantáneos, elimina por completo estas formas, a esto se debe el uso molesto pero necesario de los emoticones.
