Para mantenerte comunicado en esta crisis de pandemia, te unes a una videollamada. Eres una de las nueve caras en la pantalla. Unos 10 minutos después de la llamada, tu mente comienza a vagar y te das cuenta de que no tienes idea de lo que la última persona acaba de decir. Pretendes seguir escuchando mientras también revives tu bandeja de entrada para revisar tus correos. Al final de la reunión, te ha puesto al día en algún correo electrónico, pero en última instancia sientes que la reunión fue otra pérdida de tiempo. Para muchos de nosotros en este momento, este escenario suena demasiado familiar.
Hay algunos consejos prácticos sobre cómo los líderes pueden organizar reuniones virtuales eficaces, pero lo que lo que a menudo se pasa por alto es asegurar que los participantes contribuyan a garantizar el éxito de una reunión.
En 1913, Max Ringelmann, un ingeniero de arquitectura francés hizo un descubrimiento que explica realmente por qué las reuniones virtuales son a menudo tan infructuosas. Max pidió a un equipo de personas que tiraran de una cuerda. Luego pidió a los individuos, por separado, que tiraran de la misma cuerda. Se dio cuenta de que cuando las personas trabajaban como individuos, se esforzaban más en tirar que cuando trabajaban en equipo. A esto se le llama “Efecto Ringelmann”, cuanto más grande es el grupo, menos responsabilidad siente cada individuo para asegurar el éxito. Si alguien no se siente comprometido para el éxito de una misión, fácilmente pondrá menos esfuerzo.
Nadie se dará cuenta de todos modos, ¿verdad? En las reuniones virtuales, especialmente en las conferencias telefónicas y cursos o conferencias, el efecto Ringelmann se multiplica. Cuando usted no comprometido en la sala para ayudar a «tirar de la cuerda» para una reunión, es posible que se sienta menos motivado para escuchar y participar. Cuanto menos se sienta necesario, más distraído se volverá, y menos aportará al éxito de la reunión.
Desafortunadamente, esta dinámica de distracción no sólo hace que los resultados de las reuniones sean pobres, sino que también es una experiencia miserable para el oyente. Un estudio realizado en 2010 por psicólogos de la Universidad de Harvard mostró que cualquier distracción del presente, aumenta la infelicidad. Aunque puede ser fácil y tentador distraerse durante las reuniones, en última instancia no es satisfactorio.
¿Cómo se puede minimizar el efecto Ringelmann y dar más y obtener más en las reuniones virtuales? No es a través de una participación más o más fuerte. Más bien, el secreto de la participación efectiva implica escuchar y reflexionar. Especialmente en un contexto virtual, la escucha debe ser activa, participativa y útil. Aquí se muestran cinco estrategias para escuchar de manera más eficaz en las reuniones virtuales:
1. Defina su valor de antemano.Tómese unos momentos antes de que la reunión comience y piense en el propósito de la reunión y cuál podría ser su valor. ¿Cuál es la información más importante que tiene para aportar? ¿Qué es lo que quiere contribuir? Prepárense con esos puntos. Si no tiene un papel crítico que desempeñar o no necesita presentar ninguna información, identifique exactamente lo que espera aprender. Averiguar esto de antemano le ayudará a escuchar con más atención lo que se está diciendo y fortalecer un músculo de escucha para futuras reuniones.
2. Reconocer declaraciones anteriores.Los participantes a veces se lanzan para dar su punto de vista sin escuchar o reconocer primero lo que se acaba de decir. En respuesta, las personas pueden repetir puntos anteriores, ya que no se sienten escuchadas o entendidas. Todo esto puede hacer más lenta la reunión y conduce a una conversación desarticulada y frustrante. Esta dinámica se magnifica en una reunión virtual, donde la gente a menudo habla entre sí. Antes de plantear un nuevo tema, reitere lo que acaba de escuchar o el punto anterior sobre el que planea hablar, e incluso pregúntele al orador si ha entendido su punto correctamente. Esto no solo ayuda a la conversación, sino que hace que sea más probable que otros escuchen lo que tienes que decir. Las personas son más propensas a escuchar una vez que se sienten escuchadas.
3. Conectar los puntos.Dirigir una reunión virtual es difícil. Los participantes a menudo dan comentarios dispersos, y es difícil para un líder mantener la conversación fluida. Una vez más, su capacidad de escuchar ayudará. Escuche atentamente las contribuciones de los participantes y luego vea cómo puede reflexionar sobre lo que ha escuchado para ayudar a mover la conversación. Por ejemplo, digamos en el transcurso de una reunión que nota que varios participantes mencionan que un cliente está frustrado. Se podría decir:“He escuchado a varias personas decir que el cliente parece frustrado. Me pregunto si alguien tiene alguna idea sobre por qué sucede esta frustración” Tenga en cuenta que en realidad no está dando ninguna nueva información. Al escuchar primero y luego conectar los puntos, puede ayudar a los demás participantes a entender la dinámica más amplia y guiar la conversación en una dirección productiva. La escucha efectiva se manifiesta cuando hablas y reflexionas sobre lo que has escuchado.
4. No perder su atención en la reunión.A pesar de tus mejores esfuerzos para escuchar, es natural que tu mente deambule durante la llamada, esto les pasa incluso a los mejores oyentes. Al igual que con la meditación, trate de eliminar el pensamiento distrayente y devolver su atención a la llamada. Ayuda tener en que tomar notas para escribir el tema distractor para que pueda volver a él más tarde, después de que la reunión haya terminado. También puede anotar cualquier distracción antes de que comience la reunión, lo que puede ayudar a estar más presente y listo para escuchar.
5. No tener miedo de hacer preguntas. A veces, cuando se distrae y luego devuelve su enfoque a la reunión, es posible que se encuentre perdido, ya que la conversación se ha movido en una nueva dirección, y usted perdió el seguimiento.Tómese unos minutos para volver a la pista, y no tenga miedo de hacer una pregunta aclaratoria. Podría decir: “Me disculpo. Perdí la noción de la conversación por un momento. ¿Alguien podría ayudarme a entender por qué ahora nos estamos centrando en.…?” Esto también puede ayudar a otros en la llamada, ya que es probable que no seas el único que está confundido.
Todos estamos de alguna manera en las trincheras corporativas en este momento. En el aislamiento del mundo virtual, a menudo sentimos que tenemos que luchar para ser escuchados, para evitar que nuestra voz se pierda en el ruido. Una vez más, escuchar viene al rescate. Irónicamente, una de las mejores maneras de ser escuchado es ser un buen oyente. Una escucha reflexiva y activa aumenta tu estatus en la conversación y hace que sea más probable que otros quieran sentarse y escucharte. Tal vez lo más importante, escuchar activo y reflexivo es un regalo precioso para sus colegas. Proporciona una conexión significativa durante un tiempo y lugar cuando la gente más lo necesita.
Fuente: Harvard Bussines Review y la Escuela de Negocios McDonough de la Universidad de Georgetown.
