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PROFRA. PILAR D. R. DE LÓPEZ

ARCHIVO, LA MEMORIA DE LA EMPRESA

Dentro de las empresas, así como en la vida, el proceso de la comunicación demanda una gran relevancia; sin ésta muchas de las organizaciones no existirían, llámese familia, instituciones religiosas, políticas, etc., ya que este proceso permite a los interlocutores intercambiar mensajes.

Entre los objetivos de la comunicación está el transmitir ideas, información... Información que representa un recurso vital para las empresas, pues contiene datos, símbolos, fechas organizadas de alguna manera.

Esta información es la base para tomar decisiones, planificar, organizar; la efectividad de estas acciones dependerá de que la información en la que se sustente esté completa y que se pueda tener acceso a ésta de manera inmediata.

Imposible confiar a la memoria situaciones o datos con tal precisión, ocurridos hace mucho tiempo. Es necesario entonces, crear, mantener y recuperar esta información en algún medio; y a este medio lo llamaremos documento.

Un documento es cualquier clase de dato o información contenida en diferentes medios y pueden ser de diferentes categorías.

Ahora bien, qué hacer con estos documentos para que cumplan una adecuada función: implementar un sistema de archivo acorde a las necesidades de las empresas.

Estos sistemas van desde los métodos manuales a los métodos computarizados.

Un buen sistema de archivos que ayude a la administración de los documentos.

Si en la compañía se te ha confiado la historia de la empresa, asegúrate de mantener en orden y al día esta información para que pueda cumplir con su misión, "localizar rápidamente la información cuando se necesite".

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