Si trabajas en una empresa seguramente has pasado por alguna junta interminable, o tal vez, por varias, incluso en la misma semana. Es algo por lo que todo trabajador, ya sea ejecutivo de alto nivel o no, suele pasar muy a menudo y es que las juntas parecen ser un mal que está presente en todo tipo de organización.
Algunos consideran que las juntas son innecesarias y se hacen porque deben hacerse una o dos veces por semana, pero sin analizar si se cumplieron los objetivos o si han dado algún resultado positivo de ahorro para la empresa.
La Asociación Mexicana de Trabajo en Equipo arroja que los ejecutivos mexicanos emplean el equivalente a 21 semanas de trabajo en juntas cada año.
Sin embargo, pensar que las juntas son malas por el simple hecho de serlo es un "mito". En realidad se piensa así porque les faltan dos ingredientes principales: el compromiso y el conocimiento del contexto y del propósito de dicha reunión, señala Patrick Lencioni, coach y autor de varios libros relacionados con trabajo de equipo y liderazgo. Lencioni acuña el término de "death by meeting" (que podría traducirse lúdicamente como "muerte por junta") y lo señala como un síntoma del mal liderazgo.
Una investigación realizada a 150 ejecutivos senior pertenecientes a las mil empresas más importantes de Estados Unidos llevada a cabo por OfficeTeam, una división de la consultoría global Robert Half, descubrió que el 28% de las juntas que realizaban era innecesario, una cifra parecida a la mexicana. De los entrevistados, el 45% sentía que los empleados serían más productivos si su empresa prohibiera las juntas que se organizan una vez por semana.
Ernesto Tandem, director de Tandem México, una empresa dedicada a ayudar a las compañías a tomar decisiones, asegura que este problema -el que cada vez haya más juntas y sean menos útiles- viene de la mano con el crecimiento y cada vez más compleja naturaleza de las organizaciones, ya que en la medida en la que crecen, éstas tienen que interactuar con más actores.
Las reuniones que no son necesarias y que no agregan valor cuestan además de tiempo, dinero: "El tiempo de los ejecutivos es quizá uno de los recursos más escasos que tiene una compañía, ocupar 15 ejecutivos en una reunión en la que no se toman decisiones es muy costoso. El costo promedio de dos horas en junta por el salario promedio de los participantes, y a eso súmale el costo de oportunidad, es decir, las cosas que ellos por estar en la junta, no están haciendo".
En el mismo sentido se encuentra el estudio realizado por el Centre for Economics and Business Research, que arrojó que los trabajadores pasan un promedio de cuatro horas por semana en juntas y éstos sienten que más de la mitad del tiempo está desperdiciado. Y puede que tengan razón.
PRIMER PASO PARA EL CAMBIO
Para transformar las reuniones interminables e improductivas y convertirlas en útiles e incluso "energetizantes", primero hay que entender por qué son malas. Una de las razones es porque son aburridas, es decir, carecen de "drama", explica Lencioni. Para explicarlo, hace una útil comparación entre el cine y la naturaleza de las reuniones para explicar la manera de hacerlas más comprometidas y en consecuencia, menos aburridas. El especialista asegura que es necesario identificar y alimentar el "nivel natural de conflicto" que debe existir.
"Directores y guionistas han aprendido que las películas necesitan conflicto para mantener el interés de sus audiencias. Los espectadores necesitan sentir la tensión que los personajes sienten. Es más, los cineastas se han dado cuenta que si ellos no alimentan el conflicto (el drama) en los primeros diez minutos de una película, las audiencias perderán interés y se desvincularán", explica. Así, la recomendación para el líder es poner los temas más controversiales al inicio para lograr la atención a través del debate y la búsqueda de resolución.
Los que saben del tema coinciden en que es esencial saber la razón por la que se realiza la reunión. Entre las motivaciones que la pueden originar se encuentra la necesidad de tomar una decisión, de realizar una consulta; de explorar un tema o de informar a la gente. Las reuniones más "fructíferas" son las de decisión y el resto, puede sustituirse por otro medio como un correo electrónico por ejemplo, asegura Tandem.
Sin embargo, hay otros motivadores como el querer evadir una responsabilidad y querer reducir los riesgos a través de la toma de decisión de grupo. Éstos no favorecen el desarrollo de una reunión verdaderamente productiva.
Otro de los puntos que se deben de tomar en cuenta antes de convocar a un equipo es que sentarse a conversar no es lo mismo que decidir. Si bien las juntas son un medio para tomar decisiones, no es el único. "El consenso no es una manera efectiva de tomar decisiones todas las veces, a veces genera falsos acuerdos y hace que las decisiones tengan que volver a revisarse", explica el consultor.
"Una empresa es buena en tanto tome las decisiones que importan, el diseño de las juntas tiene que habilitar a los ejecutivos para que lo puedan hacer, para que puedan ser efectivos cuando se juntan", afirma.
Si la empresa no tiene una agenda establecida por cada junta programada, se corre el riesgo de perderse en pendientes coyunturales, ya que la estructura jerárquica de las organizaciones hace que las peticiones se consulten con el inmediato superior y éste, a su vez, los lleve a la lista de pendientes a tratar, sobre todo de ejecutivos de alto nivel.
"Este es un problema, no sólo de tiempo y de eficiencia, sino de foco", explica Tandem. Ahora sí, a reunirse.
150
EJECUTIVOS
De grandes firmas en EU fueron consultados.
45
De los ejecutivos dice que eliminar juntas elevaría la productividad de empleados.
Algunas recomendaciones
Es importante seguir estos consejos de expertos:
⇒ Todos los participantes tienen que estar informados sobre el propósito de la junta y saber por qué están ahí. Una llamada rápida o un correo diciéndole a alguien que debería estar en una junta no es suficiente para prepararlo para que sea productivo. Es necesario repartir una agenda al menos 24 horas antes con una explicación clara de las expectativas de participación de cada miembro.
⇒ Las juntas deberían de ser canceladas si no hay una agenda clara 24 horas antes de la reunión. "Ninguna junta debería ser llevada a cabo sólo por la tradición de la junta", sostiene Todd Thomas, el autor. En ocasiones se planea una junta semanal para que los miembros del equipo tengan la oportunidad de comunicarse mejor uno con otro pero es común que éstas se vuelvan frustrantes porque los participantes realmente se reúnen sin ningún propósito.
⇒ La información compartida en la junta debe ser relevante para todos los asistentes. Si hay temas de interés que sólo conciernen a un grupo reducido de personas, se debe realizar otra reunión. Los asistentes que no tienen ningún interés en el tema verán la discusión como una pérdida de tiempo y tendrán dificultad de atender a los otros temas. Compromiso y relevancia son dos términos que se debe buscar fomentar en las juntas.
⇒ Asignar roles. Antes de iniciar la reunión, es necesario asignar un papel a cada participante. El coordinador es el responsable de convocar a la sesión, de armar y de enviar la agenda y la información; el facilitador modera el debate y facilita los acuerdos entre los participantes; el time keeper se asegura de que se respeten los tiempos establecidos y el note taker se encarga de tomar nota y dejar asentados los acuerdos.
⇒ Se les debe de dar una secuencia correcta. Esto se refiere a aquellas reuniones que se hacen con el objetivo de seguir un proceso o de tomar una decisión. "Cuando es una reunión para dar el empaque de un producto, uno tendría que pensar que tiene que estar antes de la reunión donde se decida cómo se va a aplicar, y por supuesto posterior a una donde se decida la estrategia a seguir con esa marca. A las reuniones se les tiene que dar orden para que sean eficientes. Una reunión donde nos juntamos y no tenemos la información necesaria para tomar decisiones puede terminar siendo una pérdida de tiempo", afirma Ernesto Tandem, director de Tandem México.
Elaborado con información del libro Stop Wasting My Time!: A System for Creating High-Impact Meetings, escrito por Todd Thomas, un profesor y coach de liderazgo que ha trabajado con más de tres mil líderes en 40 países y de Tandem México, una empresa dedicada a ayudar a las empresas a tomar decisiones.
Focos 'rojos'
A continuación cinco signos de que las juntas son innecesarias:
⇒ Todo, menos el "fregadero de la cocina" está cubierto en la junta. Es sabio tener una agenda pero una demasiado larga y poco enfocada indica que no toda la información es relevante para todos. Cuando la agenda se vuelve demasiado larga, los organizadores deben considerar si debería ser mejor sostener reuniones más enfocadas y cortas.
⇒ Toman más de una hora. En 60 minutos, pierdes la atención de la gente, por eso se debe ser cuidadoso al programar una junta que tome más de una hora. Si no hay forma de condensar, considera botanas, elementos interactivos o varios ponentes para mantener a la gente atenta.
⇒ La lista es interminable. Es decir, cuando son muchos los que están contemplados es signo de que la junta es ambiciosa o de que la gente ha sido invitada por cortesía. Especifica quiénes son los asistentes opcionales.
⇒ Un Power Point es requerido. Los elementos visuales pueden ser útiles para reforzar pero es posible que mucha de la información se pueda compartir a través de la reunión misma, sin la necesidad de otro apoyo visual.
⇒ Es un hábito. No permitas que se conviertan en rutina. Piensa si las juntas son necesarias o se pueden sostener menos frecuentemente.
