Condiciones. El costo de las copias en los poblados, el traslado de documentación y el riesgo del extravío de documentos se descartan con este nuevo esquema.
Hasta 25 toneladas de papel, además de tiempo y dinero se pueden ahorrar con la "Digitalización de Expedientes del IDEA", proyecto que analizan 20 estados de la República y la propia SEED.
Ayer, representantes de institutos de Educación para Adultos estuvieron en Durango con la finalidad de conocer los avances y beneficios del programa piloto, con miras a replicarlo.
Carlos Güereca Díaz, director del Instituto Duranguense para la Educación de los Adultos (IDEA) informó que por el momento, esta modalidad se aplica únicamente en la zona 2 de un total de 17 que hay en todo el estado.
Indicó que no se requiere de un equipo costoso o sofisticado para implementar este esquema, pues prácticamente se requiere de escáner inalámbricos y equipo fotográfico (incluso los teléfonos con cámara de buena calidad son útiles).
La información documental se acopia y descarga en la base de datos de las oficinas del Instituto en formato digital, de tal manera que dicho procedimiento conlleva a la eliminación y reducción de archivos físicos.
Se conforma un expediente por persona, en el cual se archivan alrededor de seis requisitos que requiere el Instituto, que cada mes procesa alrededor de 600 expedientes.
Debido a la sencillez de este formato de trabajo, Güereca Díaz estimó que en breve se podrá dar cobertura a todo el estado y así comenzar a reducir el gasto de papel, además de desplazar los voluminosos archiveros.
El titular del IDEA reconoció que para localizar un expedientes tardaban hasta varios días, lo que no ocurrirá con la concentración de datos en formato digital.
El extravío de expedientes, ahorro de espacios físicos y tiempo, optimización de viáticos y hasta la reducción de riesgo de incendios, son algunas de los beneficios que ofrece la nueva propuesta.
Por lo pronto, ayer titulares de por lo menos institutos de Educación para Adultos, fueron trasladados al poblado Pino Suárez, municipio de Durango, ubicado de la zona en la que ya aplica el programa que se pretende replicar en otros estados.
De papel se ahorrarán digitalizando documentos.
